Jednací řád společnosti igus GmbH

pro vyřizování stížností podle zákona o dodavatelském řetězci.

Verze I, vydání 01. leden 2024

1. Cíle a rozsah vyřizování stížností

Vyřizování stížností společnosti igus GmbH umožňuje všem potenciálně dotčeným osobám upozornit na rizika pro lidská práva nebo životní prostředí a na porušení povinností, která vznikla v důsledku hospodářské činnosti společnosti igus GmbH v její vlastní oblasti podnikání nebo v oblasti podnikání dodavatele v celém dodavatelském řetězci.

Společnost igus bere požadavky zákona o dodavatelském řetězci vážně a naším cílem je včas identifikovat potenciální pochybení v dodavatelském řetězci a zahájit příslušná opatření.

Společnost igus toho dosahuje zejména tím, že nám umožňuje hlásit informace o možných porušeních v souvislosti se zákonem o dodavatelském řetězci a důsledně je prověřuje.

Všichni zaměstnanci a osoby v našem dodavatelském řetězci mohou společnost igus informovat o rizicích nebo porušování lidských práv nebo životního prostředí prostřednictvím systému vyřizování stížností, který společnost igus zřídila.

Je zajištěno, že oznámení lze podat anonymně a důvěrně. Společnost igus tak má možnost včas rozpoznat rizika a v nejlepším případě je vyřešit dříve, než dojde k poškození lidí nebo životního prostředí.

2. Postup pro podávání připomínek/ohlašování porušení předpisů

Existují různé interní kanály pro nahlášení porušení shody (např. oznámení nadřízeným nebo zástupcům zaměstnanců) a systém igus pro oznamovatele je k dispozici jak pro interní, tak pro externí oznámení. Tu může bez omezení používat kdokoli v našem dodavatelském řetězci.

Porušení předpisů lze hlásit celosvětově, nepřetržitě, v různých jazycích a bezplatně pouhými několika kliknutími prostřednictvím našeho online systému hlášení Whistle-blower System (reporting-channel.com).

Při předkládání zprávy je třeba uvést tematické zaměření ve vztahu k rizikům pro lidská práva a životní prostředí nebo k porušení povinností ve smyslu § 2 odst. 2 a 3 zákona o dodavatelském řetězci.

Mezi zákazy související s lidskými právy patří zejména

• Dětská práce (zaměstnávání dětí mladších 15 let je zpravidla zakázáno).
• Nucená práce
• Otroctví, sexuální vykořisťování
• Nedodržování předpisů o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci podle právních předpisů platných v místě výkonu práce.
• Srážky z příslušné mzdy
• Použití mučení nebo ponižujícího zacházení
• Svoboda sdružování
• Jakékoli jednání nebo opomenutí, které je způsobilé zvlášť závažným způsobem poškodit chráněné právní postavení a jehož protiprávnost je zřejmá.

Mezi zákazy týkající se životního prostředí patří zejména

• Zákaz výroby sloučenin obsahujících rtuť
• Zákaz nesprávného nakládání s odpadní rtutí
• Zákaz výroby a používání některých chemických látek a perzistentních organických znečišťujících látek.
• Zákaz neekologického nakládání s odpady, jejich sběru, skladování a odstraňování
• Kontaminace půdy, vody, vzduchu a nadměrná spotřeba vody
• Jakékoli jednání nebo opomenutí, které je způsobilé zvlášť závažným způsobem poškodit chráněné právní postavení a jehož protiprávnost je zřejmá.

3. Přijetí a prvotní posouzení zpráv

V rámci počátečního posouzení personální oddělení určí, zda se zpráva týká lidských práv, životního prostředí nebo porušení povinností a zda je předložená zpráva správná. Poté následuje posouzení rizik možných následků, například pomocí matice rizik.

Osoba poskytující informace obdrží okamžitou zpětnou vazbu, že informace byla zaznamenána. Kromě toho jsou oznamovatelům prostřednictvím portálu v chráněném prostředí zasílány průběžné zprávy o stavu každého kroku zpracování a o konečném výsledku.

4. Postup zkoušky

Pokud se relevance a prvotní podezření potvrdí, zahájíme co nejrychleji interní vyšetřovací řízení k objasnění skutečností. Oznámení bude podrobně zkontrolováno.

5. Provádění nezbytných opatření

Po ukončení šetření společnost igus zkontroluje, zda je třeba přijmout opatření k odstranění, minimalizaci nebo prevenci protiprávního jednání v budoucnu. Za tímto účelem analyzujeme konkrétní potřebu nápravy a zlepšení. Součástí této analýzy je také zohlednění očekávání skupiny osob, kterých se narušení týká. Nezbytná opatření mohou být čistě interní opatření v naší obchodní divizi, jako jsou úpravy procesů, nové směrnice nebo zdokonalené koncepce školení. Mohou však být nutná i opatření vůči třetím stranám a s nimi. Provádění opatření je náležitě monitorováno a jejich účinnost je podrobně kontrolována v malých procesních krocích.

6. Dokumentace

Všechny zprávy, činnosti a výsledky šetření jsou dokumentovány a archivovány na určených místech. Jsou uchovávány v souladu s příslušnými právními požadavky a lhůtami ochrany údajů. Prohlížení a přístupová práva jsou přísně regulována. Kromě toho v případech, kdy to vyžaduje zákon, informujeme všechny subjekty údajů o prováděných šetřeních a osobních údajích zpracovávaných v této souvislosti.

7. Analýza rizik a podávání zpráv

Zjištění ze zpracování hlášení jsou zohledněna v analýze rizik. O počtu a zpracování hlášení se vypracovává a zveřejňuje výroční zpráva. Kromě toho jsou vedení předkládány ad hoc zprávy.

8. Test účinnosti

Účinnost všech výše popsaných systémů a procesů v souvislosti s vyřizováním stížností přezkoumáváme ad hoc, nejméně však jednou ročně.

9. Ochrana oznamovatelů

Pro společnost igus a náš dodavatelský řetězec mají velkou hodnotu informace o možných rizicích pro lidská práva nebo životní prostředí nebo o porušování povinností.

Z tohoto důvodu je možné vést anonymní dialog po celou dobu vyřizování stížnosti. Důvěrnost anonymní výměny je vždy zaručena. IP adresa se nezaznamenává. Pro technickou ochranu oznamovatele byly zavedeny následující postupy:

• Šifrování přenosu: všechna data uložená v databázích Whistle-blower System (reporting-channel.com) jsou šifrována.
• Rutiny mazání založené na pravidlech podporují mazání v souladu s ochranou dat.
• Pravidelné bezpečnostní audity IT monitorují bezpečnost systému.

Podáním oznámení v systému igus pro vyřizování stížností nehrozí oznamovateli žádné negativní důsledky. Důvěrnost výměny je vždy zajištěna (viz oddíl 3) a je zaručena i interně vhodnými opatřeními.

10. Kontakt

Pokud máte jakékoli připomínky nebo návrhy týkající se vyřizování stížností, neváhejte se obrátit na naše personální oddělení na telefonním čísle +49 2203 9639-151.